5 Contoh Surat Undangan, Lengkap dengan Komponen Pentingnya

VIVA Edukasi – Contoh surat undangan umumnya dapat menjadi acuan untuk banyak keperluan contohnya seperti rapat pemerintahan, kantor, dan kegiatan sekolah. Dalam sebuah aktivitas organisasi karang taruna atau organisasi lannya, tidak terlepas dari surat undangan resmi.

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan putusan.

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.

Menurut Suprapto (2004), pengertian surat dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu:

– Ditinjau dari segi sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.

– Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog yang tertulis dari suatu pihak pengirim kepada pihak penerima.

– Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau lainnya.

Namun, sebelum melihat beberapa contoh surat undangan, ada baiknya tahu dulu mengenai komponem atau bagian penting dalam surat. Berikut adalah beberapa bagian penting dari surat undangan yang baik dan benar.

Bagian Penting Surat

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas sebuah perusahaan atau instansi.

Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima surat mengetahui asal surat tersebut.

Setiap undangan resmi memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim.

Selain untuk undangan, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari instansi, contohnya pada surat referensi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nama dan Pihak yang Dituju

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas agar nama dan pihak yang dituju bisa mengetahui jelas tentang si pengirim surat.

4. Isi Surat

Isi surat menggambarkan tujuan adanya surat tersebut tersampaikan secara rinci dan jelas kepada bersangkutan guna menghadiri acara atau kepentingan yang akan digunakan

5. Waktu dan Tempat

Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai acuan waktu acara yang akan diselenggarakan.

Hal ini bertujuan agar penerima surat tidak kebingungan dan mengetahui waktu dan tempat pelaksanaan acara.

6. Lampiran atau Agenda

Beberapa undangan memang ada yang menggunakan bagian ini dan ada juga yang tidak menggunakannya. Bagian ini bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan bisa mengetahui secara umum tentang acara tersebut.

7. Stempel dan Tanda Tangan

Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwasanya undangan tersebut dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan sebagai penguat kebenaran surat undangan tersebut

8. Gaya Bahasa

Surat undangan resmi menggunakan gaya bahasa yang baku dan formal. Sebisa mungkin, surat ditulis menggunakan gaya bahasa sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang disempurnakan. Gaya bahasa yang baku dan formal ini digunakan karena bertujuan agar penerima surat mudah memahaminya.

Contoh Surat Undangan

Contoh Surat Undangan Sekolah

Berikut ini, adalah contoh surat undangan resmi untuk pengambilan rapor. Meski isi surat singkat, namun di dalamnya sudah terkandung komponen-komponen surat undangan resmi.

DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 Jakarta

Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710

=========================================================================

Nomor : 256/UWM/2019 Jakarta, 21 Maret 2022

Lampiran : ………………………….

Perihal : Undangan Ambil Rapor

Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali

Peserta Didik Kelas XI

SMA N 1

di Jakarta

Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian, untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil kelas XI tahun pelajaran 2022-2023 yang akan dilaksanakan pada:

Hari: Senin

Tanggal: 28 Maret 2022

Jam: 08.00 WIB

Tempat: Masing-masing Ruang XI

Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

 

Kepala SMA N 1 Jakarta

Contoh Surat Undangan Osis

Osis atau Organisasi Intra Sekolah juga biasanya sering mengadakan pertemuan atau rapat untuk membahas berbagai hal. Nah, untuk memberitahu para anggota secara resmi, biasanya penyelenggara dari pihak Osis akan menyertakan surat undangan. Berikut contoh surat undangan Osis

Contoh Surat Undangan Perusahaan

Sebuah perusahaan seringkali mengadakan rapat rutin untuk membahas perkembangan perusahaan, permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, kerja sama perusahaan, dan inovasi perusahaan. Rapat ini biasanya dihadiri oleh orang-orang atau departemen yang berhubungan dengan tema rapat tersebut.

Contoh Surat Undangan Tidak Resmi

Tak hanya kegiatan resmi, berbagai kegiatan sosial yang diadakan oleh RT atau RW biasanya mengundang kamu untuk hadir ke dalam acara rutin, seperti lomba 17 Agustus, Maulid Nabi, Isra Mi’raj, dan berbagai kegiatan lainnya dengan surat undangan.

Selain itu, RT/RW juga biasanya akan mengadakan rapat untuk membahas suatu masalah atau musyawarah untuk kemajuan daerah setempat.

Contoh Surat Undangan Reuni

Ketika sudah lulus sekolah, ada kalanya kita rindu dengan teman-teman masa perjuangan kita di bangku sekolah. Kegiatan yang biasanya dilakukan untuk bernostalgia ini bernama reuni.

Kegiatan reuni diadakan sebagai ajang silaturahmi antar alumni untuk tetap menjalin komunikasi. Dalam kegiatan ini, biasanya terdapat panitia yang memberikan surat undangan kepada alumni siswa lainnya.