Ini 7 Cara Membuat Invoice yang Pemilik Bisnis Wajib Tahu

Dalam menjalankan bisnis, salah satu dokumen yang penting keberadaannya adalah invoice atau faktor. Informasi tentang cara membuat invoice dapat kamu simak pada artikel ini. 

Invoice seringkali digunakan sebagai bukti adanya transaksi antara penjual dan pembeli.

Jadi, keberadaannya cukup penting karena bisa membuat transaksi bisnis lebih aman untuk kedua belah pihak.

Bagi penjual, invoice bisa digunakan sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya.

Hal tersebut dikarenakan, di dalam invoice terdapat tagihan yang menunjukan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan kapan waktu maksimum untuk melunasinya.

Bagi pembeli, invoice bisa menjadi bukti pembelian barang untuk disertakan dalam laporan keuangan.

Tentu saja, isi di dalam invoice biasanya sudah ditentukan sesuai kesepakatan dua belah pihak.

Apa Itu Invoice dan Kegunaannya?

Sebelum mengetahui tahapannya, ketahui dulu yuk pengertian dan fungsi selengkapnya dari adanya invoice.

Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh Penjual sebagai bukti adanya transaksi pembelian barang atau jasa.

Biasanya, di dalam sebuah invoice berisikan rincian utang pembayaran yang harus dilunasi oleh pembelinya.

Umumnya, penjual membuat invoice dengan cara rangkap tiga.

Jadi, rangkapnya akan diberikan kepada pembeli, simpanan dokumen bagi penjual dan terakhir untuk arsip perusahaan.

Walaupun asal mulanya invoice diberikan untuk transaksi dalam bentuk kredit, tapi sekarang sudah sering digunakan untuk berbagai jenis transaksi.

Sebagai pemilik bisnis, wajib mengeluarkan invoice ketika melakukan transaksi penjualan karena kedepannya dokumen ini dapat digunakan untuk penagihan utang.

Fungsi dan Kegunaan Invoice

Sebuah perusahaan dengan bisnis yang kredibel, tentu memiliki cara serta kemampuan untuk membuat invoice dengan baik dan benar.

Bahkan, sampai dengan saat ini belum ada lho yang bisa menggantikan efektivitas invoice dalam menjalankan sebuah bisnis.

Adapun, kegunaaan dari invoice yang umum dan penting untuk bisnis adalah sebagai berikut.

1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk Pembeli

Invoice bisa digunakan pembeli sebagai kuitansi yang berfungsi sebagai dokumen untuk membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan.

Invoice biasanya dibuat saat tagihan pembelian berjumlah cukup besar sehingga kuitansi sangatlah dibutuhkan agar semua barang dan jasa bisa terdokumentasi dengan baik.

2. Dokumentasi Kegiatan Akuntansi Perusahaan

Selain itu bagi pemilik bisnis, invoice digunakan sebagai rekapitulasi kegiatan akuntansi.

Tentu saja hal ini cukup penting karena perusahaan dengan bisnis kredibel memang seharusnya memiliki arsip keuangan sedetail mungkin.

Hal tersebut dilakukan supaya dokumen transaksi bisa ditemukan dengan mudah.

Dokumen ini bisa digunakan juga sebagai bahan analisa dan laporan keuangan, sehingga kamu bisa memahami bagaimana sih sebenarnya jalannya bisnis milikmu.

Fitur Invoice Otomatis KoinWorks NEO

KoinWorks NEO adalah aplikasi finansial super yang menawarkan one stop solution untuk pemilik bisnis. Salah satunya dengan menyediakan fitur invoice.

Fitur invoice otomatis akan memudahkan kamu dalam menerbitkan invoice untuk klien. 

Tak hanya itu, terdapat juga beragam solusi lainnya yang berguna untuk pemilik bisnis, seperti adanya cashback, transfer gratis, hingga pinjaman bisnis instan.

Pelu menagih pembayaran dari klien? Melalui fitur invoice KoinWorks NEO, kamu hanya memerlukan waktu 2 menit aja, lho! 

Invoice bisa kamu bagikan baik melalui WhatsApp, SMS, maupun email.

Adapun bagi pelanggan di lokasi offline bisnismu, fitur ini juga menyediakan kode QR/QRIS sebagai metode pembayaran.

 

Cara Membuat Invoice untuk Pemilik Bisnis

Setelah mengetahui dengan lengkap pengertian dari invoice dan kegunaannya, berikut adalah tahapan membuat invoice untuk para pemilik bisnis.

Bagaimanakah?

Kamu dapat menuliskan judul dari invoice di bagian atas tengah dan dan menggunakan huruf kapital.

Contohnya “INVOICE PEMBELIAN KAIN BENANG”

Adapun, hal ini ditujukan supaya pembeli lebih mudah menyadari kalau yang kamu kirimkan adalah dokumen invoice ketika sedang mengurusi banyak dokumen.

Dengan begitu, pihak pembeli bisa mendahulukan untuk melakukan pembayaran sesuai dalam isi yang tertera dalam invoice.

2. Jangan lupa cantumkan nama dan alamat pembeli

Selanjutnya, tentu saja kamu harus mencantumkan nama pembeli atau siapapun yang berkewajiban untuk melakukan pembayaran.

Adapun, nama yang dicantumkan bersamaan dengan alamat dari pembeli.

Informasi ini akan membuat pembeli yang melakukan transaksi dengan kamu mengetahui kalau invoice tersebut memang ditujukan untuknya. 

3. Informasikan dengan jelas nama dan alamat pihak penjual

Selain itu, nama dan alamat kamu sebagai perusahaan penjual juga harus dicantumkan dengan jelas.

Hal ini berguna untuk menginformasikan kepada siapa pembayaran nantinya akan diterima.

4. Buat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan

Kamu harus mencantumkan secara rinci daftar barang atau jasa yang diberikan kepada pihak pembeli.

Contohnya, jika transaksinya berupa pembelian barang maka tuliskan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit dan total keseluruhan.

Selain itu, kalau invoice untuk bidang jasa seperti layanan konsultan, maka tuliskan secara detail nama project, deskripsi pekerjaan dan tarif sesuai perjanjian.

Lebih baik, kamu menggunakan tabel sehingga informasi rinciannya mudah dibaca.

Pastikan juga membuatnya selengkap mungkin sehingga tak ada kebingungan saat membacanya.

5. Cantumkan tanggal transaksi

Hal ini juga penting, nih, karena bisa menjadi cara untuk mengetahui periode dari dokumen tersebut.

Adapun kamu perlu menuliskan beberapa tanggal, yaitu tanggal tanggal pembelian produk di, tanggal dikeluarkannya invoice,atau penggunaan jasa hingga tanggal batas pembayaran.

Perihal tanggal batas pembayaran, bisa didiskusikan dengan pihak pembeli yang terbaik untuk kedua pihak.

6. Buat nomor invoice

Selanjutnya, akan lebih baik kalau kamu membuat nomor untuk invoice.

Dengan demikian, akan lebih mudah ketika melakukan pengarsipan dokumen.

Kamu bisa menggunakan kode khusus yang diikuti angka berurutan untuk setiap invoice yang dikeluarkan.

7. Informasikan ketentuan pembayaran sesuai kesepakatan

Nah terakhir, ini juga hal penting yang harus wajib ada dalam invoice.

Kamu sebagai penjual penting untuk mengetahui dan mendapat kepastian kapan pembayaran akan dilunasi.

Umumnya, invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan yang artinya pihak pembeli harus membayar dalam batas waktu tersebut supaya tidak telat bayar dan mendapat biaya pinalti keterlambatan.

Bisanya dilabeli dengan n/30 atau Net 30.

Tetapi, kembali lagi hal tersebut tentu disesuaikan dengan ketentuan setiap perusahaan dan keputusan kedua belah pihak.

Buat invoice otomatis jadi lebih mudah dengan KoinWorks Neo, kan? 

Nah, sekarang giliran kamu untuk mencoba membuatnya sendiri sesuai dengan langkah-langkah di atas.

Selamat mencoba!